VoIP: feiten en fictie rond de hype

VoIP: feiten en fictie rond de hype
augustus 22, 2017 Sonal

VoIP, languit Voice over IP, domineert de laatste jaren steeds meer het telefoonlandschap.  Het wordt systematisch naar voor geschoven als de oplossing die uw telefoonkosten zullen decimeren, en wie tegenwoordig nog gebruik maakt van ISDN, of godbetert analoge lijnen, wordt meewarig bekeken.

Proximus zorgt ondertussen mee voor een versnelling van deze transitie en kondigde enige tijd geleden aan dat bij elke nieuwe installatie of upgrade, bestaande ISDN lijnen vervangen zullen worden door VoIP.

Jammer genoeg zijn er de laatste tijd ook veel misverstanden over VoIP ontstaan.  In dit artikel gaan we een aantal misverstanden ophelderen waarbij we specifiek zullen inzoomen op de toepassing van VoIP in ondernemingen die gebruik (willen) maken van een telefooncentrale.  De bedoeling is om u beter te informeren zodat u beter gewapend bent om de juiste beslissing te nemen voor uw organisatie.

Wat is VoIP

De meeste mensen hebben al een vrij goed beeld van VoIP, maar voor de volledigheid lichten we het toch nog even toe:  VoIP is een technologie waarbij we via een computernetwerk telefoneren.  Ons stemgeluid (Voice), wordt omgezet naar het klassieke netwerkprotocol (IP) dat we al jaren gebruiken om te surfen, mailen, enz….  Deze technologie wordt onder meer gebruikt door Skype, die als een van de eerste deze technologie toegankelijk maakte voor een groot publiek.

Dit heeft als voordeel dat we eigenlijk geen gebruik meer maken van het klassieke telefoonnetwerk. Een telefoongesprek naar een verre bestemming wordt op die manier even goedkoop als het versturen van een uitgebreide mail.  In beide gevallen wordt er een datapakketje verstuurd, alleen wordt in het geval van VoIP dit datapakketje op de eindbestemming weer omgezet naar geluid.

Is VoIP hetzelfde als een telefooncentrale in de cloud?

Dit is een van de meest populaire misverstanden, en het antwoord is “neen”.  Een telefooncentrale in de cloud maakt weliswaar gebruik van VoIP, maar vergis u niet: Als u momenteel in het bezit bent van een klassieke telefooncentrale en wil overstappen naar VoIP, dan bent u niet noodzakelijk verplicht om gebruik te maken van een cloud oplossing.  Helaas wordt deze mythe gecultiveerd door verkopers van cloud oplossingen, die op misleidende wijze de klant de indruk geven dat deze twee technologieën identiek zijn.  Op die manier hopen ze te profiteren van de hype rond VoIP om hun eigen oplossing aan de man te brengen.

Hiermee willen we niet zeggen dat een oplossing in de cloud per definitie te vermijden is, maar hierover gaan we in dit artikel niet in detail.

Wanneer telefoneren we eigenlijk via VoIP?

Telefoneren via VoIP biedt een aantal heel specifieke voordelen, die we verderop in dit artikel nog gaan toelichten.  We weten al dat we niet verplicht zijn om in de cloud te werken om de voordelen van VoIP te ervaren, maar wat houdt het dan wel in? Hebben we IP telefoons nodig, of kunnen we onze bestaande toestellen behouden? Moeten we investeren in een nieuwe centrale, of kunnen we onze bestaande centrale upgraden?

Om dit verder toe te lichten moeten we een onderscheid maken tussen twee delen van een telefoonconfiguratie: Het externe gedeelte (hoe is de centrale met de buitenwereld verbonden), en het interne gedeelte (hoe is de centrale verbonden met de toestellen).

In het geval van een klassieke configuratie, uitgerust met een ISDN of analoge centrale, is de telefooncentrale met de buitenwereld verbonden via een analoge of ISDN lijn: Dit is het externe gedeelte. Intern is de centrale vervolgens verbonden met de diverse toestellen, gewoonlijk via een netwerk van telefoonkabels (minimaal 2 aderig) die voorzien zijn van RJ 11 connectoren.

Om de overstap te maken naar VoIP, moeten we het externe gedeelte wijzigen. Hierbij wordt de ISDN of analoge lijn opgezegd, en verbinden we de centrale met de buitenwereld via VoIP.  Het is belangrijk om te benadrukken dat er in het internet gedeelte niets wijzigt: Het type van toestel dat met de centrale verbonden is, heeft geen enkel belang. Dit betekent dat we perfect via VoIP kunnen telefoneren met behulp van ons bestaand analoog of digitaal toestel.

Hoe overschakelen naar VoIP

Bent u in het bezit van een recente, professionele telefooncentrale (dus geen model dat u hebt gekocht bij de elektro afdeling van uw supermarkt)? Dan is de kans groot dat een kleine ingreep volstaat om uw centrale te transformeren naar VoIP.  U kan uw bestaande telefoonnummer(s) laten porteren naar de VoIP lijn en vervolgens de ISDN of analoge lijn opzeggen  Let op: doe dit niet op eigen houtje, tenzij u 100% zeker bent van uw stuk.  Het laatste wat u wil is uw bestaand telefoonnummer verliezen, of tijdelijk onbereikbaar zijn voor uw klanten en leveranciers.

Uw bestaande telefoontoestellen hoeft u niet te vervangen, u behoudt alle functionaliteiten van voorheen.

Is het technisch niet mogelijk om uw bestaande centrale te upgraden, dan hebt u geen keuze dan deze te vervangen door een nieuw model.  De kans is dan ook groot dat u nieuwe telefoontoestellen moet aanschaffen.

IP telefoontoestellen

Naast de klassieke analoge en digitale toestellen bestaan er tevens IP toestellen.  Deze worden niet aangesloten met de klassieke telefoonkabels, maar maken gebruik van hetzelfde type bekabeling die wordt gebruikt voor een computernetwerk, namelijk UTP kabels die voorzien zijn van de iets bredere RJ45 connector.  Als we een configuratie hebben bestaande uit IP toestellen in combinatie met een VoIP centrale, met ander woorden waarbij zowel het interne als externe gedeelte van de centrale werkt via VoIP, dan spreken we van een full VoIP oplossing.  Heeft dit voordelen? Niet noodzakelijk, het werkt gewoon via een ander principe.

IP, Digitale of Analoge telefoontoestellen

Wanneer we bij een uitbreiding of vernieuwing van de centrale een keuze moeten maken tussen digitale, analoge of IP telefoontoestellen, wordt gewoonlijk naar de bestaande situatie gekeken: welke functionaliteiten wenst u, welke bekabeling is er reeds voorhanden, enz.

Analoge toestellen hebben minder mogelijkheden dan digitale of IP toestellen, waardoor het kan gerechtvaardigd zijn om ze te vervangen.  Digitale en IP toestellen moeten voor elkaar niet onderdoen qua mogelijkheden, maar werken zoals gezegd volgens een ander principe, en vereisen een ander type bekabeling.

De voordelen van VoIP

Kosten

Zoals eerder gezegd maak je via VoIP geen gebruik meer van het klassieke telefoonnetwerk, maar telefoneer je eigenlijk via het internet. Hierdoor lopen de telefoonkosten drastisch terug. Als je regelmatig naar het buitenland belt, wordt het effect zelfs nog groter.

Ook de abonnementskosten worden teruggeschroefd, aangezien de maandelijkse kost voor de analoge of ISDN lijn wegvalt.  Daartegenover staat wel dat je bestaande internetverbinding wellicht een upgrade nodig heeft, zodat je zeker bent dat je gesprekskwaliteit ten allen tijden verzekerd is, ook tijdens momenten van zwaar internetverkeer.  Maar zelfs dan zal deze meerprijs niet doorwegen op de eindbalans.

Heeft uw onderneming twee of meerdere vestigingen die regelmatig onderling communiceren?  Dan doet u nog meer winst, aangezien uw medewerkers gratis met elkaar telefoneren.  Hierbij hebt u de mogelijkheid om elke vestiging te voorzien van hun eigen VoIP centrale en deze onderling te verbinden met een VPN connectie.  Afhankelijk van het aantal medewerkers per vestiging is het tevens mogelijk om slechts één centrale in gebruik te nemen (bijvoorbeeld in het hoofdkwartier van de onderneming), en de overige vestigingen hierop aan te sluiten.

Functionaliteiten

Hiermee komen we bij het tweede voordeel van VoIP: de flexibiliteit om externe medewerkers te integreren in de telefooncentrale.  Zoals gezegd kan dit gaan over verschillende vestigingen, maar dit geldt eveneens voor thuiswerkers en mobiele medewerkers die wereldwijd gebruik kunnen maken van de functionaliteiten van de centrale.

Conclusie

Bent u reeds in het bezit van een professionele, moderne centrale, dan kost het relatief weinig moeite om de overstap naar VoIP te maken. Zelfs organisaties die geen intensief telefoonverkeer hebben, zullen snel de voordelen van VoIP in hun portefeuille ervaren.

Overweegt u de stap, informeer u dan ook naar de extra mogelijkheden van VoIP die de productiviteit van uw onderneming ten goede kunnen komen, bijvoorbeeld in het geval van meerdere (internationale) vestigingen, mobiele medewerkers of thuiswerkers.