Optimaliseer uw inbound telefonie

Optimaliseer uw inbound telefonie
november 29, 2021 Sonal

Help uw klant snel en efficiënt met de juiste tools voor inbound telefonie 

Als u de trotse zaakvoerder van een goeddraaiend bedrijf bent, weet u dat uw klanten u dagelijks willen bereiken. Ze hebben vragen, willen meer info of hulp, hebben problemen of beter nog: willen iets kopen. Hoe geweldig uw klanten ook zijn: ze hebben weinig geduld. Ze willen snel, en liefst nog meteen, gehoord en geholpen worden. Als uw diensten daar niet in slagen, loert de concurrent al grijnzend om de hoek. 

Uw inkomende telefonie op punt stellen is dé manier om uw klant bij jou te houden. Hoe u dat doet? Telecommunicatiespecialist Sonal zet alle inzetbare tips op een rij: 

  1. Inboundtelefonie van overal 

De huidige pandemische toestanden en aanhoudende maatregelen maken dat uw kantoren nooit meer vol zitten zoals voorheen. Hoe kan u alsnog een optimale dienstverlening garanderen? 

Simpel: doe uw medewerkers een Sonal Cloud softphone cadeau. Deze software installeert u eenvoudig (of laat u door Sonal configureren) op elke PC en maakt het mogelijk om over het internet te telefoneren. Voeg er een handenvrij headset aan toe et voilà: uw contact center werkt probleemloos van thuis uit.  

  1. De beste agent voor elke oproep

Oeverloos doorverbonden worden en telkens opnieuw uw verhaal moeten doen: daar wordt niemand vrolijk van. En al helemaal niet als uw klant op een probleem stuit of misnoegd is. Daarom doet u er goed aan ervoor te zorgen dat uw klant zo snel mogelijk bij de juiste persoon terechtkomt. 

Om dat mogelijk te maken, zorgt u voor een goed doordachte skill based routing. Iedere agent (of wie ook maar de telefoon beantwoordt) krijgt scores toegekend, op basis van zijn/haar skills. Dit kan op vlak van taalvaardigheid zijn (perfect tweetalig, sterk in Engels maar niet in Frans, enkel Nederlands, …), veel ervaring met een bepaald merk, technisch sterk profiel,…. Afhankelijk van de aard van uw onderneming deelt u relevante ‘punten’ uit. Dankzij het menu aan het begin van het telefoongesprek, geeft de klant meteen aan in welke taal hij wil geholpen worden en welke skillset er moet bovengehaald worden. De call gaat vervolgens niet naar de eerste, maar wel naar de beste agent voor deze oproep. 

vrouw aan het bellen voip

Voice over IP (VoIP) via Sonal Cloud 

  1. Maak van het wachten een fijne ervaring

Soms is het onmogelijk om iedere oproep onmiddellijk te behandelen. Maar ook in dat geval kan u u klant een goed gevoel geven. Zorg voor een vriendelijke welkomstboodschap, zodat u beller weet dat hij aan het juiste adres is en snel geholpen zal worden. Vuur tijdens het wachtmuziekje regelmatig een wachtboodschap uit die de klant informeert over de wachttijd én hem ervan verzekert dat zijn oproep voor uw bedrijf belangrijk is. 

Voor deze tricks heeft Sonal een eigen opnamestudio, waarin uw gepersonaliseerde boodschappen professioneel kunnen worden opgenomen. 

  1. Optimaliseer uw flow 

Om te bekijken waar het beter kan of waar het misloopt, is een transparant overzicht over uw inbound telefonie onontbeerlijk. Dankzij de registratiemogelijkheden brengt u gedetailleerd iedere oproep in kaart. Wie belt uw bedrijf op? Hoelang is de wachttijd gemiddeld? Hoeveel tijd neemt een telefoontje in beslag? 

Onder de vele Sonal-oplossingen zit ook een handige koppeling met uw CRM of ERP, zodat u bij een inkomende oproep meteen de gegevens van uw klant te zien krijgt. Bijzonder handig om de voorgeschiedenis te kunnen volgen en uw klant meteen gepast te kunnen antwoorden. 

Wilt u deze functionaliteiten van dichtbij bewonderen? Neem vrijblijvend contact op voor een demo of meer info.